Hilfe für Arbeitgeber — das Web

Die App für Mitarbeitende · Das Web für Arbeitgeber · Häufige Fragen

Als Arbeitgeber führen Sie Ihr Team im Browser auf kommgeht.de: Arbeitsorte anlegen, Mitarbeitende einladen, Dienstpläne erstellen, erfasste Zeiten freigeben und Berichte drucken. Ihre Mitarbeitenden erfassen ihre Zeiten dafür in der KommGeht-App; wer keine App hat, lässt sich trotzdem einplanen. Fragen, die hier nicht beantwortet werden? Schreiben Sie uns an developer@kommgeht.de.

1. Betrieb anlegen und anmelden

Unter Konto erstellen registrieren Sie sich als Teamleiter/in oder Betrieb / Filiale. Sie geben den Namen Ihres Betriebs, Teams oder Ihrer Filiale ein, Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort, und starten mit Team kostenlos starten. Danach bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den Link, den wir Ihnen senden.

Haben Sie schon ein Konto aus der App, melden Sie sich mit denselben Zugangsdaten an und legen unter Team leiten? mit Organisation erstellen Ihren Betrieb an.

Links sehen Sie die Bereiche des Arbeitgeber-Bereichs: Dashboard, unter Planung den Dienstplan und das Schichtmodell, dann Mitarbeitende, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Arbeitsorte, Berichte, Einstellungen und Hilfe & Feedback. Erfassen Sie selbst auch Arbeitszeit, wechseln Sie mit Meine Arbeit in Ihre eigene Ansicht und mit Mein Team zurück.

So fangen Sie am besten an: zuerst einen Arbeitsort anlegen (Schritt 2), dann Mitarbeitende einladen (Schritt 3), dann planen (Schritt 5).

2. Arbeitsorte anlegen

Ein Arbeitsort ist eine Vorlage: Er legt für alle, die dort arbeiten, die üblichen Zeiten, das Soll und die Regeln fest. Gehen Sie auf Arbeitsorte und klicken Sie auf + Neuer Arbeitsort.

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• Name — zum Beispiel „Filiale Mitte“
• Schichtbeginn und Schichtende — die üblichen Zeiten; der Dienstplan nutzt sie als Öffnungszeit
• Sollstunden pro Woche oder Monat
• Beschäftigung — Vollzeit, Teilzeit oder Minijob
• Std. pro freien Tag — wie viele Stunden ein Urlaubs-, Krank- oder Feiertag gutschreibt, zum Beispiel 8 für einen vollen Arbeitstag
• Urlaubstage/Jahr
• Zeitzone und Bundesland (Feiertage) — ohne eigene Angabe gelten die Ihrer Organisation

Darunter stehen die Regeln dieses Arbeitsorts:

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• Zeitkonto führen — Zeit außerhalb der geplanten Schicht wird auf ein Konto gebucht, statt einfach mitzuzählen (Schritt 10).
• Kurzpausen erlauben — eine eigene Taste in der App für kurze Unterbrechungen. Sie wird nie von der Arbeitszeit abgezogen. Unter Höchstens pro Schicht legen Sie fest, wie oft; mit Vom Zeitkonto abziehen gehen die Minuten vom Zeitkonto ab.
• Pausen von der Arbeitszeit abziehen — mit Haken werden erfasste Pausen von der Arbeitszeit abgezogen. Ohne Haken zählt die Pause zur Arbeitszeit (Schritt 11).

Mit Vorlage speichern legen Sie den Arbeitsort an. Stunden, Beschäftigungsart, Urlaubstage und Gutschrift sind dabei der Startwert für neue Mitarbeitende; für bestehende ändern Sie sie unter Mitarbeitende mit ✎. Ändern Sie später einen Arbeitsort mit ✎, können Sie Arbeitszeiten, Zeitzone und Bundesland gleich auf die bestehenden Mitarbeitenden übernehmen.

Wird ein Arbeitsort nicht mehr gebraucht, setzen Sie ihn mit Deaktivieren still; die Mitarbeitenden bleiben mit ihrer Historie erhalten, und mit Wieder aktivieren holen Sie ihn zurück.

3. Mitarbeitende einladen

Es gibt zwei Wege ins Team.

Mit der App. Klicken Sie unter Arbeitsorte in der Zeile des Arbeitsorts auf Neuen Code und geben Sie den Code an die Person weiter (Code kopieren). Sie gibt ihn in der App unter Arbeitgeber verbinden ein. Danach erscheint sie in Ihrem Team, und ihre Zeiten kommen automatisch zu Ihnen.

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Ohne App. Unter Mitarbeitende legen Sie mit + Mitarbeiter hinzufügen eine Person nur mit Namen, Arbeitsort und Vertragsstunden an. Sie können sie sofort einplanen und den Einsatzplan für sie drucken. Ihre Arbeitszeiten erfasst sie über die App: Klicken Sie in ihrer Zeile auf Code senden — mit diesem Code wird ihr App-Konto mit allem verbunden, was Sie bisher für sie geplant haben. Bis dahin trägt sie im Team den Hinweis „Vom Arbeitgeber angelegt“, im Dienstplan „manuell“.

Nicht eingelöste Einladungen belegen bereits einen Platz in Ihrem Team.

Hat jemand die App gelöscht oder ein neues Handy, braucht es keinen neuen Code: Es genügt, sich in der App wieder mit demselben Konto anzumelden.

4. Das Team: Mitarbeitende

Unter Mitarbeitende sehen Sie alle Personen mit ihrem Arbeitsort, den geleisteten Stunden der Woche und des Monats, dem Urlaub und dem Status. „4 offen“ zählt die Tage, die unter Arbeitszeiten noch auf Ihre Freigabe warten.

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Mit ✎ bearbeiten Sie eine Person: Personalnummer, Vertragsstunden pro Woche oder Monat, Beschäftigung, Urlaubstage / Jahr, Gutschrift je Tag (Std) und — wenn Sie das Schichtmodell nutzen — ihre Gruppe. Ein kleines „i“ neben dem Namen weist auf einen Vertrag hin, der vielleicht nicht stimmt, zum Beispiel Vollzeit mit sehr wenigen Stunden pro Monat. Mit Vertrag prüfen öffnen Sie die Angabe, mit Stimmt so blenden Sie den Hinweis aus.

Ein Klick auf den Namen öffnet die Seite der Person: ihr Monat Tag für Tag, mit Plan und tatsächlich erfasster Zeit nebeneinander (Schritt 7).

Wenn jemand geht. Setzen Sie die Person mit einem Klick auf Aktiv auf Inaktiv: Sie bleibt mit allen Stunden und Berichten erhalten, wird aber nicht mehr eingeplant, und ihr Platz wird frei. Als zweiten Schritt verschieben Sie sie mit Archivieren ins Archiv; von dort holen Sie sie mit Zurückholen wieder ins Team.

Konto gelöscht. Löscht eine Person ihr KommGeht-Konto, bleiben ihre Arbeitszeiten bei Ihnen gespeichert; die Zeile trägt dann den Hinweis „Konto gelöscht“. War das ein Versehen, verbinden Sie mit Konto neu verbinden ein neues Konto mit dieser bisherigen Arbeitszeit.

5. Der Dienstplan

Unter Dienstplan planen Sie, wer wann arbeitet. Links stehen die Mitarbeitenden, rechts die Tage mit einer Zeitleiste.

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1. Zur richtigen Woche gehen. Mit den Pfeilen neben Heute blättern Sie, mit Woche / Monat wechseln Sie die Ansicht, mit Arbeitsort zeigen Sie nur einen Arbeitsort. Sie können beliebig weit im Voraus planen.
2. Einen Dienst setzen. Ziehen Sie eine Person auf einen Tag — oder klicken Sie die Person an und dann die gewünschte Uhrzeit im Tag. Es entsteht ein Block mit der üblichen Zeit des Arbeitsorts.
3. Anpassen. Den Block verschieben Sie mit der Maus; an den Rändern ziehen Sie ihn länger oder kürzer. Ein × entfernt ihn. Urlaub und Krankheit tragen Sie in der Spalte Abwesend ein.
4. Speichern. Änderungen gelten erst mit Speichern — bis dahin können Sie alles mit Verwerfen zurücknehmen.

Ihr Team sieht den gespeicherten Plan direkt in der App.

Plan und Ist in einem Bild. Ein heller Block ist geplant, der kräftige Teil darin ist gearbeitet. So sehen Sie sofort, wer früher kam oder länger blieb. Ein gestrichelter Block mit „ohne Plan“ zeigt einen Tag, an dem gearbeitet wurde, ohne dass etwas geplant war. Erfasste Pausen erscheinen als helle Lücke im gearbeiteten Teil, ihre Dauer steht als ⏸ im Block.

Die Karte jeder Person. Links sehen Sie für jede Person die gezählten Stunden gegenüber ihrem Soll, die geplanten Stunden und, ob sie im Plus („Mehr“) oder im Minus („übrig“) ist — für einen Monatsvertrag je Kalendermonat, für einen Wochenvertrag je Woche. Mit dem „i“ auf der Karte sehen Sie, woraus die Zahl besteht: Anwesenheit, Pausen, gezählte Stunden, Urlaub, Krankheit und Feiertage, noch nicht freigegebene Stunden, Plan und Soll.

Abweichungen. Kommt jemand deutlich früher oder später als geplant, markiert der Dienstplan den Tag mit einem „!“. Ab wann das gilt, stellen Sie in den Einstellungen ein (Schritt 12). Ein Klick auf „!“ zeigt Plan und gearbeitete Zeit nebeneinander, und Sie entscheiden:

• Freigeben — die erfasste Zeit stimmt: der Tag wird freigegeben und gesperrt
• Plan anpassen — der Plan war falsch: die Planzeit wird auf die erfasste Zeit gesetzt
• Ablehnen — die erfasste Zeit stimmt nicht: mit einem Grund, den die Person sieht, geht der Tag an sie zurück

Mit Alle freigeben geben Sie alle markierten Tage auf einmal frei.

Bereits freigegebene Tage sind gesperrt (🔒). Was Sie bestätigt haben, lässt sich im Dienstplan nicht mehr verschieben.

6. Wiederkehrende Schichten: das Schichtmodell

Wer feste Schichten hat — zum Beispiel Früh, Spät, Nacht —, muss sie nicht Woche für Woche neu ziehen. Unter Schichtmodell legen Sie das Muster einmal an.

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1. Schichten anlegen — mit Namen und Uhrzeit, etwa „Früh 07:00–13:00“ und „Spät 13:00–19:00“. Unter Abgedeckte Zeit der Schichten sehen Sie, ob die Öffnungszeiten Ihrer Arbeitsorte die Schichten abdecken; wo nicht, erweitern Sie sie mit Übernehmen.
2. Gruppen anlegen und jede Person einer Gruppe zuordnen (unter Mitarbeitende mit ✎). Jede Person gehört fest zu einer Gruppe und rotiert mit ihr.

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3. Unter Rotation die Anker-Woche wählen und die Reihenfolge festlegen: In der Anker-Woche bekommt die erste Gruppe unter Reihenfolge der Gruppen die erste Schicht unter Schichten im Zyklus, die zweite Gruppe die zweite. Dazu die Arbeitstage und — mit Jede Woche automatisch eine Schicht weiterdrehen — der wöchentliche Wechsel. Dann Rotation speichern.
4. Darunter sehen Sie Woche für Woche, welche Gruppe welche Schicht hat. Soll eine Gruppe in einer Woche etwas anderes tun, stellen Sie dort laut Rotation auf eine andere Schicht oder auf „Keine Schicht“.
5. In den Dienstplan übernehmen — wahlweise für 1, 2, 4 oder 8 Wochen im Voraus.

Einzelne Tage können Sie danach im Dienstplan von Hand ändern. Sie bleiben als Ausnahme stehen und werden bei der nächsten Übernahme nicht überschrieben; bereits freigegebene Tage ebenfalls nicht.

7. Arbeitszeiten prüfen und freigeben

Unter Arbeitszeiten sehen Sie oben jede Person mit dem Stand ihrer Tage und darunter die Freigaben: alle Tage mit erfassten Zeiten oder gemeldetem Urlaub, Krankheit oder Feiertag, die noch auf Sie warten. Geplante Schichten ohne erfasste Zeiten müssen nicht freigegeben werden. Mit Name suchen und dem Arbeitsort filtern Sie beide Listen.

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Für jeden Tag:

• Freigeben — der Tag ist bestätigt und gesperrt; die Person kann ihn nicht mehr ändern
• Ablehnen — der Tag geht zurück an die Person, damit sie ihn korrigiert
• Nachfragen — fehlt die Gehen-Zeit, erinnern Sie die Person per App daran

Ein unvollständiger Tag („Gehen fehlt“) lässt sich nicht freigeben, bis die fehlende Zeit da ist.

Die Seite einer Person. Ein Klick auf eine Person öffnet ihren Monat: je Tag Plan von, Plan bis, Geplant und Ist. Hier planen Sie einzelne Tage und geben sie frei. Einen bereits freigegebenen Tag öffnen Sie mit Freigabe zurückziehen wieder — mit einem Grund, den die Person sieht; danach kann sie den Tag wieder bearbeiten.

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8. Abwesenheiten

Unter Abwesenheiten sehen Sie alle Urlaubs-, Krank- und Feiertage mit ihrem Status. Eintragen können Sie sie im Dienstplan in der Spalte Abwesend: Urlaub, Krank und — wenn der Arbeitsort ein Zeitkonto führt — Zeitausgleich, ein freier Tag aus dem Zeitkonto, der nicht vom Jahresurlaub abgeht. Ihre Mitarbeitenden können Urlaub und Krankheit auch in der App melden; Sie geben sie dann wie andere Tage frei.

9. Berichte und Ausdrucke

Unter Berichte sehen Sie für einen Monat oder ein Jahr je Person: Erfasst, Freigegeben, Offen, das Soll, den Saldo, Urlaub und Krankheit. „± Plan“ unter dem Namen zeigt, wie weit die Anwesenheit vom Plan abweicht. Mit den Kästchen wählen Sie, wer im Ausdruck erscheint.

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Ausdrucken oder als PDF speichern können Sie:

• Drucken / als PDF speichern — den Bericht und, in der Monatsansicht, den Arbeitszeitnachweis: je Woche Beginn, Ende, Pause und Stunden für jede Person, die Pausen mit Uhrzeit und Grund, die Monatssumme und Unterschriftszeilen
• Stundenkonten (alle) — eine Übersicht und für jede ausgewählte Person ihr Stundenkonto: jeder Tag mit Plan, Kommen–Gehen, Anwesenheit, Pause und Arbeitszeit, dazu die Summen gegenüber Plan und Vertrag
• Konto unter einem Namen — das Stundenkonto nur dieser Person
• Drucken im Dienstplan — den Einsatzplan als Aushang: wer wann geplant ist, Woche für Woche

10. Das Zeitkonto

Führt ein Arbeitsort ein Zeitkonto (Zeitkonto führen), wird Zeit außerhalb der geplanten Schicht nicht einfach mitgezählt, sondern auf ein Konto gebucht. Sie wählen das Modell:

• Stundenlohn — bezahlt wird die Anwesenheit innerhalb der geplanten Schicht
• Festgehalt — bezahlt wird die geplante Schicht; Fehlzeit innerhalb der Schicht wird dem Konto belastet

Wie viele Minuten vor Schichtbeginn und nach Schichtende von selbst aufs Konto gehen, legen Früher kommen und Später gehen in den Einstellungen fest. Was darüber hinausgeht, bleibt nur erfasst. Verlangte Mehrarbeit tragen Sie ein, indem Sie das Planende des Tages im Dienstplan verschieben. Mit einer Obergrenze des Kontos wird der Teil darüber als Überstunden ausgewiesen; gesperrt wird dadurch nichts.

Den Stand je Person sehen Sie unter Mitarbeitende mit ✎. Dort buchen Sie auch selbst: den Anfangsbestand aus Ihrer bisherigen Führung, eine Auszahlung oder eine Korrektur (mit Notiz). Eine falsche Buchung entfernen Sie und buchen neu. Bis Sie einen Tag freigeben, sind seine Werte vorläufig.

11. Pausen: was zählt

Ihre Mitarbeitenden erfassen Pausen in der App mit Uhrzeit, ab der zweiten Pause einer Schicht mit Grund. Sie sehen sie im Dienstplan, bei den Freigaben und auf jedem Ausdruck.

Ob eine Pause von der Arbeitszeit abgezogen wird, entscheiden Sie je Arbeitsort mit Pausen von der Arbeitszeit abziehen. Ohne Haken zählt die Pause als Arbeitszeit.

• Der Plan bleibt immer so, wie Sie ihn gezeichnet haben. Wer genau nach Plan kommt und geht, hat seinen Plan erfüllt — mit oder ohne Pause.
• Gegenüber dem Soll zählt, was der Arbeitsort bezahlt: Werden Pausen abgezogen, sehen Sie das als weniger „Mehr“ oder mehr „übrig“, auf der Karte im Dienstplan wie in den Berichten.
• Ausdrucke zeigen, was abgezogen wurde: „Pausen abgezogen“ im Stundenkonto und im Arbeitszeitnachweis, „nach Pausenabzug“ unter der Summe im Einsatzplan.
• Ein freigegebener Tag behält die Pausenregel, die bei der Freigabe galt. Ändern Sie die Regel später, bleibt er, wie er ist; soll er nach der neuen Regel zählen, ziehen Sie die Freigabe zurück und geben ihn erneut frei.
• Kurzpausen werden nie von der Arbeitszeit abgezogen.

12. Einstellungen

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• Zeitzone und Bundesland (Feiertage) Ihrer Organisation — ein Arbeitsort kann eigene haben
• Toleranz für Abweichungen vom Plan (Minuten) — ab wie vielen Minuten Früher kommen, Später kommen, Früher gehen oder Später gehen der Dienstplan einen Tag markiert. Locker, Normal und Streng sind Voreinstellungen. Erfasste Zeiten werden dabei nie gerundet oder gekürzt.
• Persönliches Profil — Ihr Name
• Konto löschen — löscht Ihr Konto, Ihre Organisation, alle Einladungscodes und Arbeitsorte endgültig

13. Das Dashboard

Das Dashboard zeigt Ihr Team auf einen Blick: wie viele Mitarbeitende Sie haben, wer gerade Aktiv im Dienst ist, wie viele Offene Freigaben warten und die geleisteten Stunden dieser Woche. Darunter sehen Sie die Stunden je Tag, den Anwesenheits-Status von heute und die Arbeitsorte im Vergleich.

14. Hilfe & Feedback

Unter Hilfe & Feedback schreiben Sie uns direkt: ein Problem, eine Idee oder eine Frage. Wir antworten per E-Mail an die Adresse Ihres Kontos.

Häufige Fragen

Was kostet KommGeht für Arbeitgeber?

Für Mitarbeitende ist die App kostenlos. Die Funktionen für Arbeitgeber und Teams sind ein kostenpflichtiges Abo. Arbeitgeber können sie zunächst 15 Tage kostenlos testen.

Muss jede Person die App haben?

Nein, für den Dienstplan nicht: Personen ohne App legen Sie unter Mitarbeitende an, planen sie wie alle anderen und drucken den Einsatzplan. Ihre Arbeitszeiten erfasst KommGeht aber über die App — mit Code senden können sie jederzeit dazukommen.

Kann ich einen freigegebenen Tag noch ändern?

Ja, aber nicht stillschweigend: Ziehen Sie auf der Seite der Person mit Freigabe zurückziehen die Freigabe zurück und geben Sie einen Grund an. Danach können Sie oder die Person den Tag ändern, und Sie geben ihn erneut frei.

Was sieht meine Mitarbeiterin oder mein Mitarbeiter?

In der App den gespeicherten Dienstplan, ihre eigenen Zeiten und den Stand jedes Tages — gesendet, freigegeben oder abgelehnt mit Ihrem Grund. Die Zeiten anderer Mitarbeitender sieht niemand.

Was sehe ich von meinen Mitarbeitenden?

Nur den Arbeitsort, der mit Ihrem Code verbunden ist, und dessen Zeiten. Eigene Arbeitsorte, die eine Person für andere Jobs in der App führt, bleiben für Sie unsichtbar.

Was passiert, wenn jemand sein Konto löscht?

Die Arbeitszeiten, die für Sie erfasst wurden, bleiben bei Ihnen gespeichert; die Person erscheint mit „Konto gelöscht“. War es ein Versehen, verbinden Sie mit Konto neu verbinden ein neues Konto mit dieser Arbeitszeit.

Werden Pausen von der Arbeitszeit abgezogen?

Nur wenn Sie es beim Arbeitsort mit Pausen von der Arbeitszeit abziehen einstellen. Ohne diese Einstellung zählt die Pause als Arbeitszeit. Kurzpausen werden nie abgezogen. Mehr dazu in Schritt 11.

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